Masz dokumentację, ale nie wiesz, czy odpowiada obecnym warunkom pracy? Wprowadzasz zmiany, przejmujesz odpowiedzialność za wybrany obszar albo chcesz sprawdzić, jak przyjęte zasady funkcjonują na co dzień?
Audyt pomaga rozpoznać rozbieżności między dokumentacją, wymaganiami i rzeczywistym sposobem wykonywania zadań. Pozwala również wskazać rozwiązania, które działają i które warto utrzymać.
W GabrielSafety™ realizujemy audyty w uzgodnionym zakresie - od pojedynczego zagadnienia po szerszy przegląd zakładu. Wyniki przedstawiamy w raporcie z zaleceniami uporządkowanymi według znaczenia dla bezpieczeństwa i pilności działania. Dzięki temu otrzymujesz podstawę do określenia kolejnych kroków, odpowiedzialności i terminów.
Audyt może być przydatny, gdy potrzebujesz uporządkowanego obrazu sytuacji i niezależnego spojrzenia na wybrany obszar. Powodem może być zmiana organizacji pracy, uruchomienie stanowiska, powtarzający się problem lub potrzeba sprawdzenia dotychczasowych rozwiązań.
Warto rozważyć go szczególnie wtedy, gdy:
dokumentacja była tworzona w różnych okresach i wymaga sprawdzenia spójności;
zmieniły się urządzenia, materiały, zadania lub sposób wykonywania pracy;
pracownicy zgłaszają trudności w stosowaniu ustalonych zasad;
występują podobne zdarzenia, uszkodzenia lub sytuacje potencjalnie wypadkowe;
chcesz przygotować plan usprawnień i ustalić kolejność działań;
potrzebujesz sprawdzić wymagania dotyczące konkretnego procesu lub obszaru.
Nie musisz znać pełnego zakresu przed pierwszym kontaktem. Wystarczy opisać, co budzi wątpliwości i jakie decyzje mają zostać podjęte na podstawie wyników.
Zgodność zawsze sprawdzamy w odniesieniu do określonych kryteriów. Zależnie od zlecenia mogą nimi być wymagania prawne dotyczące ocenianego obszaru, procedury firmowe, instrukcje, wymagania klienta lub uzgodnione wymagania systemu zarządzania.
Przed rozpoczęciem ustalamy, co będzie oceniane i na jakiej podstawie. Dzięki temu wiadomo, czego dotyczą wnioski i jakie zagadnienia pozostają poza zakresem.
Audyt ma określone granice i opiera się na dostępnych dowodach oraz sprawdzonej próbie. Raport przedstawia wyniki przeprowadzonego przeglądu; nie jest certyfikatem ani potwierdzeniem spełnienia wszystkich wymagań dotyczących działalności firmy.
Przeglądamy oceny ryzyka, instrukcje, procedury, rejestry i protokoły w uzgodnionym zakresie. Sprawdzamy ich aktualność, wzajemną spójność oraz powiązanie z wykonywanymi czynnościami.
Zwracamy uwagę na to, czy dokumenty opisują obecne wyposażenie i organizację pracy oraz czy pracownicy mają dostęp do potrzebnych informacji.
Przyglądamy się podziałowi obowiązków, przekazywaniu informacji i współpracy między działami. Zakres może obejmować przygotowanie prac nietypowych, serwisowych oraz wykonywanych przez firmy zewnętrzne.
Analizujemy również sytuacje, w których kilka osób lub zespołów prowadzi prace równocześnie, a bezpieczeństwo zależy od koordynacji ich działań.
Sprawdzamy przestrzeń roboczą, dostęp do wyposażenia, porządek, ciągi komunikacyjne i sposób magazynowania. Uwzględniamy otoczenie stanowiska oraz wpływ sąsiednich prac.
Obserwacja pozwala zauważyć trudności, które mogą być niewidoczne w dokumentacji, na przykład ograniczony dostęp lub kolizje między ruchem pieszych a transportem.
Zakres może obejmować informacje o stosowanych produktach, dostępność kart charakterystyki, oznakowanie, przechowywanie i sposób używania substancji.
Przyglądamy się również rozwiązaniom ograniczającym narażenie, przygotowaniu na wyciek oraz postępowaniu z pozostałościami i odpadami.
Sprawdzamy dostępność stosowanych zabezpieczeń i środków ochrony oraz sposób korzystania z nich podczas pracy. Rozmawiamy o trudnościach, które mogą wpływać na ich używanie.
Przegląd użytkowania maszyn nie obejmuje oceny zgodności ich konstrukcji ani specjalistycznej weryfikacji układów sterowania i funkcji bezpieczeństwa.
Przyglądamy się organizacji pierwszej pomocy, dostępności wyposażenia, drogom ewakuacyjnym i oznakowaniu. Sprawdzamy także przyjęte zasady zgłaszania zdarzeń i przekazywania informacji.
Zakres dopasowujemy do działalności zakładu oraz sytuacji awaryjnych uwzględnionych w audycie.
Dokumenty pokazują, jak praca została zaplanowana. Obserwacja i rozmowy pomagają ustalić, jak przebiega w praktyce - również podczas zakłóceń, zmian zadań czy nieobecności osób zwykle odpowiedzialnych za dany obszar.
Pytamy o czynności trudne do wykonania zgodnie z instrukcją, niejasne obowiązki i powtarzające się problemy. Wiedza pracowników pozwala lepiej zrozumieć przyczyny rozbieżności.
Jeżeli zauważymy obchodzenie zabezpieczeń lub prowizoryczne rozwiązania, analizujemy okoliczności ich stosowania. Problem może wynikać z wyposażenia, organizacji pracy, dostępności środków, wiedzy lub sposobu postępowania. Zalecenia odnosimy do ustaleń, aby pomagały rozwiązać rozpoznany problem.
Otrzymujesz raport opisujący zakres, kryteria i ustalenia audytu. Wnioski odnosimy do sprawdzonych dokumentów, obserwacji oraz informacji uzyskanych podczas rozmów.
Raport obejmuje:
opis stwierdzonych rozbieżności i obszarów wymagających uwagi;
wskazanie podstawy poszczególnych ustaleń;
zalecane działania i ich priorytety;
kwestie wymagające dodatkowego rozpoznania lub decyzji;
istotne ograniczenia przeprowadzonego przeglądu.
Wyjaśniamy, co wymaga niezwłocznej reakcji, co należy zaplanować i jakie usprawnienia warto rozważyć. Sytuacje wymagające pilnego działania zgłaszamy bez czekania na raport końcowy.
Podczas omówienia pomagamy przełożyć zalecenia na plan działań. Proponowane terminy i odpowiedzialności uzgadniamy z klientem. Jeżeli wskazujemy rozwiązanie tymczasowe, opisujemy jego ograniczenia i potrzebę działania docelowego.
Ustalenie zakresu. Poznajemy potrzeby i cel audytu. Uzgadniamy obszary, kryteria, sposób realizacji, koszt oraz termin.
Zebranie informacji. Przeglądamy dokumentację, prowadzimy rozmowy i - przy audycie warunków pracy - obserwujemy uzgodnione obszary zakładu.
Analiza ustaleń. Porównujemy informacje z przyjętymi kryteriami, oceniamy znaczenie rozbieżności i przygotowujemy zalecenia.
Raport i omówienie. Przekazujemy wyniki, wyjaśniamy priorytety i omawiamy kwestie wymagające dalszych decyzji.
Przegląd dokumentacji lub wybranego zagadnienia może odbywać się zdalnie, jeśli zakres i dostępne materiały na to pozwalają. Wizytę w zakładzie planujemy odpowiednio do ocenianych prac.
Audyt prowadzi Paweł Pikuła, specjalista do spraw bezpieczeństwa i higieny pracy, inspektor ochrony przeciwpożarowej oraz audytor wewnętrzny ISO 45001.
Najczęstsze pytania
Pokaż, jak praca wygląda na co dzień - również wtedy, gdy pojawiają się trudności, odstępstwa od instrukcji lub prowizoryczne rozwiązania. Nie ukrywaj problemów. Wskaż rzeczywiste zadania, zachowania i sytuacje, które budzą wątpliwości. Zapewnij pracownikom możliwość szczerej rozmowy o tym, co działa, a co utrudnia bezpieczne wykonywanie obowiązków.
Rolą GabrielSafety jest zrozumienie sytuacji i wskazanie przydatnych działań. Audyt prowadzimy w atmosferze rzeczowej rozmowy i szacunku, bez oceniania ludzi czy szukania winnych. Otwartość pozwala lepiej rozpoznać przyczyny problemów i dopasować zalecenia do warunków Twojej firmy.
Audyt jest narzędziem, które pomaga dostrzec mocne i słabe strony, zagrożenia oraz możliwości rozwoju. Największą wartość daje wtedy, gdy opiera się na rzeczywistym obrazie pracy, a jego ustalenia służą podejmowaniu konkretnych działań.
Tak. Możemy sprawdzić magazyn, dział, dokumentację albo organizację określonych prac. Nie trzeba zamawiać przeglądu całego zakładu.
Udostępnij uzgodnione dokumenty, wyznacz osobę do kontaktu i zapewnij dostęp do ocenianych obszarów oraz możliwość rozmowy z pracownikami. Potrzebne materiały ustalamy wcześniej.
Zwykle nie. Obserwacja normalnej pracy jest ważnym źródłem informacji. Ewentualny postój lub specjalne przygotowanie uzgadniamy wcześniej.
Nie. Może wskazać potrzebę jej aktualizacji lub uzupełnienia. Przygotowanie oceny ryzyka stanowi osobno uzgadniany zakres.
Omówienie wyników jest częścią usługi. Dalsze konsultacje, opracowanie instrukcji, ocen ryzyka lub sprawdzenie wykonania zaleceń możemy uzgodnić jako dodatkowo płatne zlecenie.
Od zakresu, liczby lokalizacji, złożoności prac i ilości dokumentacji. Cenę oraz termin przekazania raportu ustalamy przed rozpoczęciem realizacji.
